Zeitmanagement – So organisieren Sie Ihren Tag

Der Begriff „Zeitmanagement“ erklärt sich eigentlich von selbst: Er bezeichnet den „[strukturierten] Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit“ (Duden) oder ausführlicher: „Unter Zeitmanagement versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen“ (Wikipedia). Doch was genau verbirgt sich dahinter? Was heißt schon „strukturiert“? Wie kann ich die zur Verfügung stehende Zeit des Tages „produktiv nutzen“? Und was heißt überhaupt „produktiv“? 

 

„Mein Tag bräuchte eigentlich 48 Stunden, bei dem, was ich alles zu tun habe …“, stöhnt so mancher. Aber das Problem sind häufig nicht zu viele Aufgaben, sondern es liegt scheinbar viel eher an einer schlechten Zeiteinteilung, also schlechtem Zeitmanagement. Gern verzettelt man sich oder nimmt sich einfach zu viel vor. Das gilt sowohl im Beruflichen als auch im Privaten. Dabei kommt der Begriff „Zeitmanagement“ aus der Wirtschaft und findet vor allem dort Anwendung, wo es gilt, mit dem „Einsatz von Arbeitstechniken und Arbeitsmethoden zur effizienten Planung, Durchführung und Überwachung von Arbeiten und Aufgaben die zur Verfügung stehende Zeit optimal einzuteilen und zu nutzen“ (www.wirtschaftslexikon24.com). Doch auch im privaten Umfeld spielt Zeitmanagement eine große Rolle, noch dazu, wo gerade für Sie als Händler eine Trennung zwischen Privatem und Beruflichem so schwer zu realisieren ist. Aber genau darauf kommt es an, um nicht auszubrennen beziehungsweise an Burnout zu erkranken. 

 

Bestes und einfachstes Beispiel: der Umgang mit E-Mails, Telefonaten oder Kurznachrichten, also mit den heutzutage überwiegend verwendeten Kommunikationswegen. Einen Brief nicht sofort zu öffnen, fällt wesentlich leichter – vermutlich auch, weil die Post in der Regel ja nur einmal am Tag gebracht wird –, als E-Mails nicht zu lesen oder einen Anruf zu ignorieren. Sei es in der verdienten Mittagspause oder dem von der Familie herbeigesehnten Feierabend – dank Smartphone wird die digitale Post inzwischen immer und überall „mal eben schnell“ gelesen oder selbst in der Freizeit ein dienstliches Telefonat geführt. Dabei wird häufig vergessen, dass man dann auch genötigt ist, zu reagieren, zu antworten, eben einfach tätig zu werden. Wenn man dies nicht tut, plagt einen das schlechte Gewissen. Daher lautet ein nicht oft genug zu gebender Rat: Lesen Sie E-Mails lediglich zu bestimmten Zeiten, die Sie vor allem mit sich selbst vereinbaren sollten. Eine besondere Herausforderung: Schalten Sie Ihr Mobiltelefon einfach mal aus. Auch das Bürotelefon darf in der Mittagszeit ruhig klingeln. (Sie haben doch sicherlich einen Anrufbeantworter?!) Sie machen schließlich Pause! (Oder etwa nicht?) Die ist wichtig, um übermäßigem Stress vorzubeugen und dadurch häufig bedingte Krankheiten zu verhindern, wie nicht nur Mediziner immer wieder betonen. 

 

Der Autor und Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert gibt beispielsweise regelmäßig in dieser Hinsicht nützliche Ratschläge (z. B. „Wie Sie die schier endlose Flut an täglichen E-Mails in den Griff bekommen“ Quelle: Huffington Post oder www.lothar-seiwert.de/newsroom/single/article/wie-sie-die-schier-endlose-flut-an-taeglichen-e-mails-in-den-griff-bekommen/). „Von den über 100 E-Mails, die ich pro Tag bekomme, erledigen sich die meisten von selbst – andere sind zwar dringend und interessant, aber nicht wirklich wichtig“, ist hier unter anderem zu lesen. Das kommt Ihnen bestimmt bekannt vor. Sein Vorschlag: „Vormittags, wenn das Leistungsvermögen am höchsten ist, sollte man sich abschotten und die wichtigen Dinge erledigen. Mails lesen und beantworten kann man am Nachmittag, wenn man schon etwas müde wird.“ Dazu rät er außerdem, nicht nur zwischen „wichtig“ und „unwichtig“ zu unterscheiden, sondern Angelegenheiten auch nach dem Grad ihrer Dringlichkeit einzustufen und danach Prioritäten zu setzen. Beispiel: Es gibt durchaus Dinge, die eher unwichtig sind, aber sofort erledigt werden müssen. Solche Zeitfresser lassen sich prima delegieren. Dabei betont Seiwert, dass man sich beim Sortieren der anstehenden Termine nach Prioritäten nicht lediglich nach deren Dringlichkeit richten sollte, sondern idealerweise selbst entscheiden, wie viel Zeit man dem jeweiligen Termin tatsächlich einräumt. Denn das Gefühl, „gearbeitet zu werden“, verstärkt ihm zufolge den Termindruck. Besser ist es, wenn wir über unser zu erledigendes Arbeitspensum „mitbestimmen“. Schließlich arbeiten wir, um zu leben, und leben nicht, um zu arbeiten. 

 

Den Tag effizient zu planen und zu gestalten, ist also nicht ganz einfach. Effektives Zeitmanagement beinhaltet zudem, sich nicht durch Anrufe, E-Mails, Kollegen oder Kunden ablenken zu lassen, sondern fokussiert zu bleiben. Multitasking ist ein Trugschluss. Wer mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt oder dies zumindest versucht, scheitert in der Regel. Einerseits werden alle Dinge vermutlich mehr schlecht als recht bearbeitet, andererseits leidet die Gesundheit unter dem permanenten Druck, alles auf einmal schaffen zu wollen. Man verrennt sich schnell und braucht für die einzelnen Arbeiten in der Summe viel länger, weil man unkonzentriert handelt, zwischen den Themen hin- und herwechselt. Das bedeutet: Rufen Sie den Anrufer zurück, wenn Sie das Gespräch gerade nicht entgegennehmen konnten, weil Sie in einer wichtigen Besprechung mit Ihrem Mitarbeiter waren. Erklären Sie dem Kunden im Geschäft höflich, dass Sie sich schnellstmöglich um ihn und sein Anliegen kümmern werden, aber erst noch diese eine dringliche Aufgabe zu Ende erledigen müssen. Er kann sich zwischenzeitlich in Ruhe umschauen, bevor Sie ihn dann ausführlich und mit voller Aufmerksamkeit beraten können. 

 

Was können Sie sonst noch berücksichtigen, um Ihrem Tag eine Struktur zu geben? Um sich nicht atemlos und völlig erschöpft abends ins Bett fallen zu lassen – mit sorgenvollen Gedanken an den nächsten prall gefüllten Tag? Ein entscheidender Tipp ist, wichtige Arbeiten nicht aufzuschieben, denn diese „Aufschieberitis“ – aus Angst, mangelnder Lust oder Desinteresse – ist sehr beliebt und weit verbreitet. Sie bewirkt allerdings nur, dass der „Berg“ an zu bewältigenden Aufgaben immer größer wird. Machen Sie sich lieber am Vortag schriftlich einen (Zeit-)Plan – am besten gleich für die ganze Woche – und halten Sie sich dann auch daran. Stopfen Sie die Tage dabei nicht zu voll und planen Sie Pufferzeit ein, sonst geraten Sie wieder unter (Zeit-)Druck. Wichtig ist in diesem Zusammenhang aber auch, am Abend zu überprüfen, inwieweit Sie die an sich selbst gestellten Aufgaben erledigt haben. Das sollte Ihnen im Idealfall ein gutes Gefühl geben, um am folgenden Tag genauso effizient fortzufahren. mvc

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