Teambildung – im Dialog gemeinsam ans Ziel

Wie bereits in der letzten Ausgabe von WM-Intern (6/2018) erörtert, ist ein gut eingespieltes und aufeinander abgestimmtes Team auch im Einzelhandel von großer Bedeutung. Ein harmonisches und faires Miteinander der Kollegen sorgt für ein gutes Betriebsklima und wirkt sich zusätzlich noch verkaufsfördernd aus. 

 

Während es im ersten Teil unseres Beitrags zur „Teambildung“ in erster Linie um den Aspekt des gemeinschaftlichen Erlebens und Handelns als Team ging – also darum, sich bei gemeinsamen Aktivitäten aufeinander verlassen zu können und zusammen Aufgaben zu lösen –, soll es in diesem Beitrag explizit um den verbalen Austausch, also den Dialog gehen. Denn ohne entsprechende Gespräche, ohne Kommunikation ist ein freundliches und konstruktives Miteinander wohl doch eher schwierig.

Zugegeben, es ist nicht immer ganz leicht, die meist sehr unterschiedlichen Charaktere auf einen Nenner zu bringen. Umso wichtiger ist daher der stetige Dialog – als eine der wichtigsten teambildenden Maßnahmen im Unternehmen. So können sowohl Streitereien und Unstimmigkeiten bereits in einem frühen Stadium idealerweise geklärt und beseitigt, als auch neue Erkenntnisse, Ideen und Vorschläge untereinander ausgetauscht werden. Nicht zuletzt bietet ein regelmäßiger Austausch im Dialog die Chance, gemeinsame Ziele zu formulieren und bessere Ergebnisse zu erreichen. Das Sprichwort „Reden ist Silber, Schweigen ist Gold“ gilt in diesem Zusammenhang in der Regel jedenfalls nicht. 

„Das hat mir aber keiner gesagt!“ – „Ach, die neue Kollektion wurde schon geliefert und steht bereits im Lager?“– „Wer hat denn das wegsortiert, ohne Bescheid zu geben?“ – „Wieso weiß ich nichts von dieser neuen Regelung?“ – Das fängt schon mit solchen Kleinigkeiten an, die jedoch leider recht häufig im (beruflichen) Alltag vorkommen. Werden wichtige Informationen an Mitarbeiter oder Kollegen – versehentlich oder absichtlich – nicht weitergegeben, führt das nachvollziehbar zu Missstimmung. 

Handeln Vorgesetzte nach dem Motto: „Du darfst zwar alles essen, aber nicht alles wissen“, gewinnen sie vermutlich nicht gerade das Vertrauen ihres Personals. Und enthalten sich Kollegen untereinander notwendiges Wissen für den erfolgreichen Verkauf vor, grenzt das fast schon an Mobbing. Selbst wenn dies aus Gedankenlosigkeit und nicht aus Absicht geschieht, sollte darüber gesprochen werden, um die Abläufe im Betrieb oder Ladenlokal künftig zu optimieren. 

 

Daher bieten sich beispielsweise sogenannte Qualitätszirkel an, um etwa den Teamgedanken zu unterstützen. „Qualitätszirkel sind innerbetriebliche Arbeitskreise, die die Erfahrung und Verantwortungsbereitschaft der Mitarbeiter aktivieren sollen. Dadurch lassen sich neben der Qualität der Produkte und Dienstleistungen auch die Leistungspotenziale der Mitarbeiter und möglicherweise das Betriebsklima verbessern“, bringt es Wikipedia  zur Begriffserklärung „Qualitätszirkel“ recht treffend auf den Punkt. Bei dieser moderierten Form der Teamarbeit handelt es sich um ein Instrument zur Förderung der Eigeninitiative von Mitarbeitern. 

Zu festen Terminen trifft sich eine feste Gruppe von Teilnehmern freiwillig, um unter anderem mit ihrem Wissen und ihrem Ideenreichtum zur Problemlösung beziehungsweise zur Qualitätsverbesserung und Produktivitätssteigerung des Unternehmens beizutragen. Durch diesen regelmäßig stattfindenden Austausch können Schwachstellen im Unternehmen relativ frühzeitig analysiert und bestenfalls schnell behoben werden. Wichtig ist, dass die Arbeit des Qualitätszirkels protokolliert und in regelmäßigen Abständen eine Ergebniskontrolle durchgeführt wird, um die Akzeptanz und die Effektivität der Arbeit zu prüfen. Darauf weist etwa www.business-wissen.de hin. 

 

Laut des Online-Fachmagazins für Betriebswirtschaft und Management dienen solche im Vorfeld festgelegten Regeln dazu, zielorientiert zu arbeiten. Weiter werden hier recht anschaulich Rollen und Aufgaben im Qualitätszirkel aufgelistet sowie die Struktur der Arbeit erläutert: So gibt es einen Leiter, der die Treffen des QZ-Teams organisiert, leitet und für diverse Aufgaben zuständig ist, unter anderem für das Aufstellen eines Arbeits- und Terminplans für das ganze Jahr. Außerdem bestimmt er aus seinem Team je einen Mentor pro Projektgruppe – dem „Herzstück“ des Qualitätszirkels. Denn die Projektgruppen, die das QZ-Team zuvor zusammengestellt und ihnen klare Aufträge erteilt hat, kümmern sich um die eigentliche Lösung von Problemen, recherchieren selbstständig deren Ursachen und setzen nach Genehmigung dann die notwendigen Maßnahmen um.

Der Projektgruppen-Mentor ist dabei für die Überwachung der Umsetzung zuständig und für die Abgabe eines schriftlichen Ergebnisberichts an das QZ-Team nach dem Ende des Projekts. Die Arbeit im Qualitätszirkel, die innerhalb der Projektgruppen auf einzelne Personen verteilt wird, sollte durch klare Arbeitsmittel und eine nachvollziehbare Struktur bestimmt sein. Dies wird in dem Fachartikel sehr übersichtlich in einzelnen Prozessschritten zusammengefasst. (Quelle: „Teamarbeit – Aufgaben und Funktion von Qualitätszirkeln“ von Dr. Jürgen Fleig, www.business-wissen.de/artikel/teamarbeit-aufgaben-und-funktion-von-qualitaetszirkeln) 

Doch auch ohne solch einen „professionellen“ Qualitätszirkel mit seinen strukturierten Prozessschritten sollte ein regelmäßig stattfindender Dialog zwischen den Mitarbeitern angestrebt werden. Ob sich das Team mit oder ohne Chef, montagsvormittags in der Gemeinschaftsküche oder freitagsabends im Biergarten trifft, ist sicherlich eine sehr individuelle Entscheidung. Idealerweise sollte der Dialog im Team jedoch anfangs „geprobt“ werden, denn es geht um „Dialog“ im wahrsten Wortsinn, nicht um eine Diskussion oder eine Debatte. 

 

Es geht nicht darum, sich durchzusetzen und mit seiner Meinung zu gewinnen, sondern es geht um einen Gewinn für alle Beteiligten durch neue Einsichten und Erkenntnisse. Dabei ist es natürlich in erster Linie wichtig, sich – selbst in Konfliktsituationen – nicht im Ton zu vergreifen. Darum ist es auch hier sinnvoll, ein paar Regeln aufzustellen. Das beinhaltet vor allem, sich ausreden zu lassen, wirklich zuzuhören und über das Gesagte zu reflektieren. Um sich ausführlicher mit der Thematik zu beschäftigen, empfiehlt sich die Lektüre der „Zehn Kernfähigkeiten für den Dialogprozess“ (in: „Die Kunst des Dialogs – Kreative Kommunikation entdecken“ von Johannes F. & Martina Hartgemeyer, Klett-Cotta, Stuttgart 2005). Sie lauten wie folgt: 

- Eine lernende Haltung einnehmen

- Radikalen Respekt zeigen

- Von Herzen sprechen

- Generativ zuhören

- Annahmen und Bewertungen „suspendieren, in der Schwebe halten“ 

- Erkunden

- Produktiv plädieren

- Offenheit

- Verlangsamung zulassen

- Die Beobachterin beobachten.

 

Auch auf Ebene der Vorgesetzten gibt es ein Instrument, um sich auszutauschen – was mitunter sehr hilfreich ist. Denn im Alltag sind Ladeninhaber beziehungsweise Geschäftsführer doch eher „Einzelkämpfer“ und mit ihren betriebswirtschaftlichen Anliegen oder möglichen Problemen im Unternehmen (etwa mit dem Personal, dem Sortiment, der Technologie oder gar den Konsumenten) allein. Ein Austausch von Erfahrungen in regelmäßigen Abständen kann daher nur von Nutzen sein, weil in den Erfahrungsaustausch-Gruppen (kurz: Erfa-Gruppen) nicht zuletzt durch die Bildung von Netzwerken dauerhaft wechselseitige Unterstützung existiert und auch langfristige Freundschaften entstehen können – und das alles im Sinne der Umsatzsteigerung. 

Erfa-Gruppen gibt es in nahezu allen Branchen und ihre Zahl wächst stetig. Dabei handelt es sich in der Regel um Geschäftsinhaber nicht unmittelbar miteinander konkurrierender Einzelhandelsunternehmen. „Sie stellen ihre betriebswirtschaftlichen Zahlen für einen gruppeninternen Betriebsvergleich und zur Entwicklung von zukünftigen Strategien zur Verfügung. Die Themen gehen von der Warenpräsentation und Sortimentsaufteilung über Lieferanalyse, Entwicklung eines Einkaufs- oder eines Marketingplanes bis hin zur gemeinsamen Diskussion von zukunftsfähigen Unternehmensstrategien. Häufig ist ein teilnehmendes Unternehmen Ausrichter und Gastgeber der Jahrestagung und stellt sein Unternehmen für eine Betriebsbegehung und für im Kollegenkreis konstruktiv zu übende Kritik zur Verfügung. Die Teilnahme an einer Erfa-Gruppe setzt Offenheit und gegenseitiges Vertrauen voraus.“ (Wikipedia, Artikel: „Erfa-Gruppe“)  Solch eine Erfa-Tagung hält beispielsweise der Bundesverband Schneidwarenfachhandels-Betriebe e. V. (BSB) im Rahmen ihrer jährlich stattfindenden Verbandstagung regelmäßig erfolgreich ab (WM-Intern 12/2017). 

Der Erfolg von Qualitätszirkeln, Erfa-Gruppen und ähnlichen „dialogorientierten Arbeitskreisen“ liegt mit Sicherheit darin, dass die Fähigkeiten jedes Mitglieds zusammengetragen und für alle erschlossen werden. Denn jeder Einzelne hat zwar enorme individuelle Potenziale, aber keiner ist so gut und klug, dass er nicht von den Erfahrungen der anderen Teilnehmer profitieren könnte. Das gilt für Chefs genauso wie für Angestellte, für Geschäftsinhaber genauso wie für ihre Mitarbeiter sowie auch die Kollegen untereinander – also für das ganze Team.

mvc

Buchtipps

Talk-Box Vol. 11 – Für Teams – 

Kommunikation, Motivation, Teamgeist

Autoren: Claudia Filker und Hanna Schott

Metalldose, 120 Impulskarten, mit 16-seitigem Booklet, Format: 11,0 x 16,0 cm, Neukirchener Verlag, 2016, 

ISBN 978-3-7615-6312-0 

www.neukirchener-verlage.de

Dialogische Führung: 

Grundlagen – Praxis – 

Fallbeispiel: dm-drogerie markt

Autoren: Dr. Karl-Martin Dietz und 

Dr. Thomas Kracht

Hardcover, 136 Seiten, Format: 15,6 x 23,3 cm, Campus Verlag, 4. Auflage 2016, 

ISBN 978-3-593-50600-5

www.campus.de

Der Team-Entwickler: 

Gemeinsam gewinnen lernen

Autoren: Jens Corssen, Stefan Gröner und 

Stephanie Ehrenschwendner

Hardcover, 288 Seiten, Format: 13,4 x 20,8 cm Knaur, 2017, ISBN 978-3-426-21428-2

www.droemer-knaur.de